Los Learning Management System y los CMS son quizá los sistemas más conocidos como aplicaciones instalables (freesoft y open source) y de relativo fácil uso para usuarios medianamente versados en aspectos de desarrollo Web y trabajo con herramientas Web 2. Pero no son las únicas, por lo que vale la pena dar una mirada a otros desarrollos que si bien no suelen constituir núcleos sistémicos —como las dos variedades mencionadas— sí hacen importantes aportaciones a la estructura funcional de los sistemas de información digital, particularmente en los del ámbito educativo.
Destacan, por ejemplo, las aplicaciones que proveen con completos entornos de administración de proyectos (BSCW, Project Fork y Team Lab) que a la larga se constituyen también en núcleos sistémicos con el apoyo de herramientas como los discos virtuales (Box, Dropbox y Zynchro), los generadores de anotaciones (Evernote) o los gestores de bibliografías (Zotero y Mendeley).
Organizados creativamente en un entorno institucional o académico, en su conjunto constituyen el grupo de herramientas necesarias para crear un verdadero sistema de información digital con enfoque de gestión del conocimiento. Y es que cubren sobradamente las necesidades de investigación, documentación, adquisición, generación, mantenimiento, intercambio y distribución de información.
En el ámbito de la administración académica destaca la ausencia de aplicaciones libres bien acabadas, a no ser por BSCW, que si bien no es software libre posee un licenciamiento que permite su uso gratuito para instituciones educativas. Podría pensarse que algunas aplicaciones de trabajo en grupo cubren el vacío mencionado, como eGroupware y el mismo Zoho. Sin embargo, en el primer caso priva un enfoque más que todo de administración de tareas y proyectos en grupos de trabajo; en el segundo, se trata de un conjunto de aplicaciones a manera de suite ofimática y de intranet virtual on line por las que deben pagarse cuotas altas si se les quiere aprovechar organizacionalmente.
Es por eso que resulta destacable el relanzamiento de un proyecto de software de administración académica que ha venido teniendo cambios y afinaciones significativas a lo largo de los dos últimos años. Se trata de SchoolTool, aplicación destinada a la administración tanto de personas como de procesos, pero específicamente del ámbito académico.
Técnicamente su principal ventaja reside en el hecho de haber sido desarrollada en Zope, el servidor de aplicaciones Web bajo el cual se desarrolla Plone, uno de los CMS más robustos para efectos de organización especializada de información. Aunque a diferencia de este último, SchoolTool posee una interface pública y un backend administrativo mucho más amables. Es de hecho una aplicación concebida para usuarios no versados en aspectos técnicos, con un diseño que les permite enfocarse más en el desarrollo de sus propios procesos especializados (la academia misma) que en el aprendizaje y mantenimiento de la plataforma.
SchoolTol es, como sus creadores lo señalan:
“...un software libre administrativo para escuelas alrededor del mundo (…) un sistema de información web de código abierto diseñado para las escuelas de países en desarrollo, con un fuerte soporte para traducciones, localización, instalación y actualización automática…”
La facilidad de uso que tiene la aplicación permite utilizarlo como un verdadero “framework” (ambiente de desarrollo de otras aplicaciones) enfocado a la creación de sistemas de información administrativa de cualquier escuela, adaptado a las necesidades que el usuario presente.
La instalación estándar de SchoolTool nos provee con las siguientes características:
- Datos demográficos y personales a la medida de estudiantes y maestros.
- Administración de contactos de maestros, estudiantes y sus responsables.
- Cuadros de notas para maestros.
- Recolección de datos de evaluación a nivel escolar y generación de libretas de notas;
- Control de asistencia y notas de participación diaria.
- Calendarios para la escuela, grupos, personas y reservas de recursos.
- Seguimiento y administración de intervenciones del estudiante.
- Nos da la posibilidad de llevar un registro minucioso de los datos sobre las características aptitudinales, sociales, económicas y de otros tipos de los alumnos y profesores.
- Nos permite crear un completo directorio de integrantes de la institución, estudiantes y profesores. Una verdadera agenda institucional con direcciones, teléfonos, correo electrónico e idioma, donde los maestros están asociados con sus alumnos y éstos con contactos únicos además del profesor, como responsables y padres.
- Permite a los profesores construir completos informes con las notas de sus alumnos, organizados incluso en múltiples hojas de trabajo.
- Ofrece apoyo instrumental para anotar, comentar y graficar desde libretas personalizadas internas la evaluación de los alumnos por nivel y grupos.
- Aporta con precisos controles para el seguimiento de asistencias y participaciones diarias de los alumnos.
- Nos deja generar calendarios vinculados con toda la anterior información a niveles de escuela, grupo y persona.
- Nos ofrece rutas de seguimiento y administración de intervenciones para crear metas y seguir procesos individuales y grupales de manera colaborativa entre maestros, estudiantes, padres y otros interesados.
Administrativamente, SchoolTool nos provee con la posibilidad de segmentar los roles de los usuarios. Desde el maestro y al administrador hasta los padres y los alumnos pasan por una funcional escala de privilegios que proveen con los rangos de seguridad necesarios y los permisos para participar funcionalmente en el sistema.
Y para concluir: SchoolTool se distribuye en múltiples idiomas, incluido el español, y puede instalarse en servidores virtuales dentro de un sistema Windows.
Para quien se interese en utilizar esta interesante aplicación administrativa, los desarrolladores proveen de entrada con un paquete básico (pero suficiente pues el uso de SchoolTool es muy intuitivo) de documentación que abarca los siguientes rubros:
- Características generales.
- Características técnicas.
- Capturas de pantalla de la aplicación.
- Notas de versión.
- Instalación.
- Pasos iniciales de configuración.
- Configuración de la escuela.
- Importación y exportación desde una hoja de cálculo.
- Llenado de su escuela.
- Cuadros de notas, asistencia y libretas de notas.
- Administración del sistema.
- Manual del desarrollador.
- Edición o traducción de la aplicación.
- Glosario de SchoolTool.